Phiếu lý lịch tư pháp cho visa Hàn và 2 lỗi bị trả hồ sơ

Một tờ giấy A4. Thiếu nó, cả bộ hồ sơ visa có thể nằm im trên bàn cán bộ.

Nếu bạn đang sống ở Hàn Quốc và vừa thấy dòng beomjoe gyeongnyeok jeungmyeongseo (giấy chứng nhận lý lịch tư pháp) trong danh mục giấy tờ, bạn hẳn đang có ba câu hỏi. Xin ở đâu khi mình không ở Việt Nam? Có cần apostille không? Dịch thế nào để không bị trả về? Dưới đây là câu trả lời cho từng câu, dựa trên quy định của Bộ Tư pháp Việt Nam và hướng dẫn của Cục Xuất nhập cảnh Hàn Quốc.

Visa nào khiến bạn phải nộp lý lịch tư pháp?

Không phải visa nào cũng cần. Giấy này thường xuất hiện ở hồ sơ visa lao động E-9, visa kết hôn F-6, thường trú F-5 và hồ sơ nhập tịch.

Với người lao động E-9, phiếu lý lịch tư pháp là một phần của quy trình theo Hệ thống cấp phép việc làm EPS. Với visa kết hôn F-6, cơ quan Hàn Quốc xem xét lý lịch của cả hai vợ chồng. Với F-5 và nhập tịch, lý lịch tư pháp ở nước gốc là một trong những tiêu chí đánh giá tư cách lưu trú lâu dài.

Còn sinh viên D-2, D-4 thì sao? Hồ sơ gia hạn của bạn được xác định theo từng diện lưu trú. Danh mục chính thức nằm trên HiKorea, cổng dịch vụ của Churipguk Oegugin Jeongchaek Bonbu (Cục Xuất nhập cảnh và Chính sách người nước ngoài). Khi bạn chuyển từ D-2 sang diện khác như F-6 hay E-9, danh mục giấy tờ cũng đổi theo.

Cách kiểm tra nhanh nhất gồm 3 bước:

1. Vào HiKorea, chọn mục hướng dẫn giấy tờ theo diện lưu trú.
2. Tìm đúng mã visa và đúng loại thủ tục (cấp mới, gia hạn hay chuyển đổi).
3. Đọc dòng về giấy chứng nhận lý lịch tư pháp, gồm loại giấy và thời hạn tính từ ngày cấp.

Danh mục này là Korea Immigration Service document checklist bạn nên lưu lại trước khi làm bất cứ việc gì khác. Nếu chưa chắc, tổng đài 1345 của Cục Xuất nhập cảnh có hỗ trợ tiếng Việt.

Hồ sơ gia hạn visa D-2

Biết mình cần giấy rồi, câu hỏi tiếp theo nghe đơn giản mà nhiều người chọn sai. Xin phiếu số 1 hay số 2?

Phiếu số 1 hay số 2, chọn sai là mất thêm hai tuần

Hai loại phiếu khác nhau ở nội dung. Phiếu số 1 không ghi án tích đã được xóa. Phiếu số 2 ghi đầy đủ, kể cả án tích đã được xóa.

Điểm khác biệt này nằm trong Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 do Bộ Tư pháp Việt Nam quản lý. Luật quy định rõ mục đích của phiếu số 2:

Theo Luật Lý lịch tư pháp, Phiếu lý lịch tư pháp số 2 được cấp cho cơ quan tiến hành tố tụng và cấp theo yêu cầu của cá nhân để người đó biết được nội dung về lý lịch tư pháp của mình.

Vậy cơ quan Hàn Quốc muốn loại nào? Câu trả lời nằm trong danh mục của từng thủ tục. Nếu danh mục ghi rõ, làm đúng như ghi. Nếu không ghi, hãy hỏi tổng đài 1345 hoặc cán bộ phụ trách trước khi nộp đơn tại Việt Nam.

Tại sao phải hỏi trước? Vì sai loại phiếu đồng nghĩa với làm lại từ đầu. Bạn mất thêm phí, thêm thời gian chờ cấp, rồi thêm một vòng hợp pháp hóa nữa.

Còn một khác biệt quan trọng hơn mà ít người để ý. Nó quyết định bạn có thể nhờ gia đình ở Việt Nam làm thay hay không.

Đang ở Hàn Quốc thì xin phiếu bằng cách nào?

Người Việt đang cư trú ở nước ngoài nộp yêu cầu tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thuộc Bộ Tư pháp. Thời hạn cấp tối đa là 15 ngày với trường hợp từng cư trú ở nước ngoài.

Bạn có hai cách chính.

Nộp trực tuyến

Bạn có thể nộp qua Cổng cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến hoặc qua ứng dụng VNeID với tài khoản định danh mức 2. Khi nộp, hãy chọn hình thức nhận kết quả qua bưu điện về một địa chỉ ở Việt Nam. Người thân nhận phiếu, rồi mang đi hợp pháp hóa ở bước sau.

Ủy quyền cho người thân

Đây là chỗ phiếu số 1 và số 2 tách đường. Theo Luật Lý lịch tư pháp, phiếu số 1 được phép ủy quyền. Nếu người làm thay là cha, mẹ, vợ, chồng hoặc con, họ không cần văn bản ủy quyền.

Phiếu số 2 thì khác. Việc cấp phiếu số 2 không được ủy quyền. Bạn phải tự đứng tên nộp, nên với người đang ở Hàn Quốc, nộp trực tuyến gần như là lựa chọn duy nhất.

Về chi phí, mức phí cơ bản là 200.000 đồng cho mỗi lần cấp theo biểu phí của Bộ Tài chính. Phí thực tế sẽ hiển thị trên cổng trực tuyến lúc bạn thanh toán.

Cầm được phiếu trong tay, nhiều người nghĩ chỉ cần đóng thêm dấu apostille là xong. Đó chính là lỗi thứ hai khiến hồ sơ bị trả về.

Vì sao giấy tờ Việt Nam không có apostille?

Việt Nam chưa là thành viên Công ước Apostille, tính đến thời điểm bài viết này được cập nhật. Vì vậy, không có cơ quan nào ở Việt Nam cấp apostille cho phiếu lý lịch tư pháp.

Hàn Quốc đã tham gia Công ước Apostille từ năm 2007. Nhưng apostille chỉ dùng được khi cả hai nước đều là thành viên. Với giấy tờ Việt Nam, thứ thay thế là hợp pháp hóa lãnh sự, phía Hàn Quốc gọi là yeongsa hwagin (xác nhận lãnh sự).

Nên khi bạn tìm cụm Vietnamese police clearance apostille và thấy dịch vụ hứa “đóng apostille cho giấy tờ Việt Nam”, hãy dừng lại. Quy trình đúng gồm 3 bước:

1. Xin Phiếu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Sở Tư pháp có thẩm quyền.
2. Chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao Việt Nam ở Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.
3. Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam ở Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Hàn Quốc tại TP. Hồ Chí Minh.

Bước 2 và bước 3 có thể nhờ người thân nộp thay. Lịch tiếp nhận, phí và giấy tờ kèm theo được công bố trên trang của từng cơ quan, nên hãy kiểm tra trước ngày đi để không phải chạy hai lần.

Có một mẹo nhỏ đáng giá. Nếu bạn dịch phiếu sang tiếng Hàn ngay tại Việt Nam trước bước 2, bản dịch có thể đi cùng bản gốc qua cả chuỗi hợp pháp hóa. Vậy dịch ở đâu thì an toàn nhất? Phần tiếp theo trả lời.

Bản dịch và bộ hồ sơ nộp Cục Xuất nhập cảnh

Giấy tờ nước ngoài nộp cho Cục Xuất nhập cảnh Hàn Quốc phải kèm beonyeokmun (bản dịch tiếng Hàn). Bản dịch cần có xác nhận của người dịch, và nhiều thủ tục đòi hỏi bản dịch đã được công chứng hoặc chứng thực.

Bạn có hai hướng để làm notarized translation for visa renewal.

Dịch tại Việt Nam

Bạn dịch sang tiếng Hàn tại văn phòng dịch thuật, rồi chứng thực chữ ký người dịch tại phòng công chứng hoặc Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền. Sau đó, bản dịch đi cùng bản gốc qua bước chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa. Ưu điểm là cả bộ giấy về Hàn Quốc đã hoàn chỉnh.

Dịch tại Hàn Quốc

Bạn nhận bản gốc đã hợp pháp hóa, rồi dịch tại Hàn Quốc và làm gongjeung (công chứng) tại văn phòng công chứng. Cách này tiện nếu người thân ở Việt Nam không có thời gian chạy thêm thủ tục.

Dù chọn hướng nào, hãy đối chiếu tên, ngày sinh và số giấy tờ trong bản dịch với hộ chiếu. Một chữ cái lệch trong tên cũng đủ để cán bộ yêu cầu bổ sung.

Bộ visa extension required documents thường gặp

Khi đặt lịch nộp hồ sơ qua HiKorea, bộ giấy thường gồm:

• Đơn đăng ký theo mẫu của Cục Xuất nhập cảnh
• Hộ chiếu và thẻ người nước ngoài (ARC)
• Phiếu lý lịch tư pháp đã hợp pháp hóa, kèm bản dịch tiếng Hàn
• Giấy tờ riêng theo từng diện visa và lệ phí theo quy định

Việc good conduct certificate submission nên làm cùng lúc với toàn bộ hồ sơ. Nộp thiếu rồi bổ sung sau thường kéo dài thời gian xét.

Nếu bạn đang chuẩn bị từ D-2 sang một diện mới, hãy xem thêm thông tin du học và chuyển đổi tư cách trên Study in Korea và trang chính thức của Cục Xuất nhập cảnh Hàn Quốc.

Tóm lại

Phiếu lý lịch tư pháp không khó xin. Thứ làm hồ sơ chậm là chọn sai loại và nhầm apostille.

• Kiểm tra danh mục trên HiKorea trước, đúng mã visa và đúng loại thủ tục.
• Người đang ở nước ngoài nộp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, thời hạn cấp tối đa 15 ngày, phí cơ bản 200.000 đồng/lần.
• Phiếu số 2 không được ủy quyền, nên hãy nộp trực tuyến bằng chính tên mình.
• Không có apostille cho giấy tờ Việt Nam. Hãy đi đủ 3 bước: xin phiếu, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Hàn Quốc.
• Chưa chắc điều gì, gọi 1345 và chọn hỗ trợ tiếng Việt.

Tính ngược từ ngày hết hạn visa và cho mình ít nhất một tháng. Như vậy bạn còn chỗ để sửa nếu có một bước bị trả về.